Подсистема «Управление документацией»

в программном продукте Охрана труда для 1С:Предприятие

Управление инструкциями и документацией в программе «Охрана труда» реализовано в подсистеме «Управление документацией».

Здесь Вы можете хранить всю документацию, которая есть у Вас на предприятии по охране труда, промышленной и пожарной безопасности. Также Вы можете ознакомить сотрудников с этой документацией дистанционно.

Следить за актуальностью документов, согласовывать и подписывать с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Подробнее о работе ЭЦП в статье Как работает ЭЦП в ПП Охрана труда для 1С

Документы можно вносить вручную, либо загружать имеющимся списком.

Вы можете установить свою иерархию, создавать любые группировки, прикреплять файлы.

Система позволяет устанавливать актуальность документов и в дальнейшем при необходимости продлевать.

Функциональные возможности подсистемы

  • Регистрация информации о поступивших, вновь сформированных и переданных документах;
  • Связи документов (инструкций) с объектами программы;
  • Учет ознакомления с документами (инструкциями);
  • Контроль за актуальностью документов (инструкций);
  • Хранение информации о реквизитах документа, его номер, заголовок, вид документа, авторство, а также ссылка на электронную версию документа или непосредственно вложенный файл с содержанием документа. Файлом может быть документ MS Office, изображение или любой другой файл;
  • Возможность создавать документы на основании шаблонов с параметрами, которые хранятся в справочнике «Шаблоны документооборота»;
  • Ведение для каждого документа регистров сведений «Актуальность документов», «Взаимосвязь документов», «Визирование документов», «История редактирования документов», «Ознакомление с документами»;
  • Формирование для каждого документа печатных форм «Лист ознакомления» и «Лист согласования».

В программе имеются следующие способы хранения электронной копии документа:

  • Внешний — размещение информации в произвольном месте. В программе хранится ссылка, например, на файл или документ в СПС «КонсультантПлюс»;
  • Хранилище — размещение электронной копии как внешний файл в определенном каталоге, в соответствии со структурой справочника «Документооборот»;
  • Вложенный — размещение информации непосредственно в базе данных.

Помощники подсистемы

В подсистеме «Управление документацией» реализовано три помощника, которые отслеживают состояние информационной базы и в случае обнаружения несоответствий формируют задачи для пользователя, который был назначен ответственным:

  • назначения ознакомления с документами — позволяет определить сотрудников,которым не назначено ознакомление с требуемыми документами;
  • установка новых дат и признака актуальности документа — определяет документы с истекшим сроком актуальности;
  • установка ознакомления с документами — позволяет установить дату ознакомления физ.лиц с документами.

Отчеты

Как и в других подсистемах, в «Управлении документацией» есть свои отчеты:

  • Актуальность инструкций и документов;
  • Инструкции и документы, назначенные на ознакомление;
  • Отчет по документообороту.

Отчеты в подсистеме помогают отслеживать состояние документов и степень ознакомленности сотрудников с ними.