Подсистема «Управление документацией»
в программном продукте Охрана труда для 1С:Предприятие
Управление инструкциями и документацией в программе «Охрана труда» реализовано в подсистеме «Управление документацией».
Здесь Вы можете хранить всю документацию, которая есть у Вас на предприятии по охране труда, промышленной и пожарной безопасности. Также Вы можете ознакомить сотрудников с этой документацией дистанционно.
Следить за актуальностью документов, согласовывать и подписывать с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Подробнее о работе ЭЦП в статье Как работает ЭЦП в ПП Охрана труда для 1С
Документы можно вносить вручную, либо загружать имеющимся списком.
Вы можете установить свою иерархию, создавать любые группировки, прикреплять файлы.
Система позволяет устанавливать актуальность документов и в дальнейшем при необходимости продлевать.
Функциональные возможности подсистемы
- Регистрация информации о поступивших, вновь сформированных и переданных документах;
- Связи документов (инструкций) с объектами программы;
- Учет ознакомления с документами (инструкциями);
- Контроль за актуальностью документов (инструкций);
- Хранение информации о реквизитах документа, его номер, заголовок, вид документа, авторство, а также ссылка на электронную версию документа или непосредственно вложенный файл с содержанием документа. Файлом может быть документ MS Office, изображение или любой другой файл;
- Возможность создавать документы на основании шаблонов с параметрами, которые хранятся в справочнике “Шаблоны документооборота”;
- Ведение для каждого документа регистров сведений “Актуальность документов”, “Взаимосвязь документов”, “Визирование документов”, “История редактирования документов”, “Ознакомление с документами”;
- Формирование для каждого документа печатных форм “Лист ознакомления” и “Лист согласования”.
В программе имеются следующие способы хранения электронной копии документа:
- Внешний – размещение информации в произвольном месте. В программе хранится ссылка, например, на файл или документ в СПС «КонсультантПлюс»;
- Хранилище – размещение электронной копии как внешний файл в определенном каталоге, в соответствии со структурой справочника «Документооборот»;
- Вложенный – размещение информации непосредственно в базе данных.
Помощники подсистемы
В подсистеме «Управление документацией» реализовано три помощника, которые отслеживают состояние информационной базы и в случае обнаружения несоответствий формируют задачи для пользователя, который был назначен ответственным:
- назначения ознакомления с документами – позволяет определить сотрудников,которым не назначено ознакомление с требуемыми документами;
- установка новых дат и признака актуальности документа – определяет документы с истекшим сроком актуальности;
- установка ознакомления с документами – позволяет установить дату ознакомления физ.лиц с документами.
Отчеты
Как и в других подсистемах, в “Управлении документацией” есть свои отчеты:
- Актуальность инструкций и документов;
- Инструкции и документы, назначенные на ознакомление;
- Отчет по документообороту.
Отчеты в подсистеме помогают отслеживать состояние документов и степень ознакомленности сотрудников с ними.